2010年12月28日 星期二

Excel 的小技巧

前幾天去學校拜訪使用者,人事室的沈老師跟我提到現在工作有一項作業讓他覺得很困擾:
就是在進行教師差假統計時,因為教師請假是輸入請假的小時數,但在產生公告報表時,需要把老師請假的時間轉換成幾天幾小時(如:總時數為20小時者,就要顯示為2天4小時)
因為對於Excel的指令不是很熟悉,所以做法是:
1.先將總小時數除於8。
2.用人工要方式去一筆一筆的查詢,把整數部份貼在「天」的欄位上。
3.將計算後有小數點的值反查回去看剩多少小時,再把這個值填在「小時」的欄位上。
如此的作業方式花費了很多時間,而且還有出錯的機會!感覺…這樣項作業得確讓人感到煩燥!

回來之後我查了一下,發現有兩個函數可以解決這個問題。
一個是「int」整數,另一個是「mod」餘數。

使用方法如下:

1.取整數時用「int」,使用方法:
=int(總小時數/8)

2.取餘數時用「mod」,使用方法:
=mod(總小時數/8)